Det finns regler i ett aktiebolag som är till för att skydda bolagets fordringsägare. Till dessa hör regler om kontrollbalansräkning när ett bolag går dåligt. Reglerna innebär en skyldighet för styrelsen att agera om förlusterna är så stora att bolagets eget kapital understiger mer än hälften av det registrerade aktiekapitalet. Det övergripande syftet är att livskraftiga företag ska kunna drivas vidare och att företag som inte har någon livskraft ska avvecklas.
Den första åtgärden som styrelsen ska vidta är att genast upprätta en kontrollbalansräkning. Skillnaden mellan en kontrollbalansräkning och en vanlig balansräkning är att tillgångar får tas upp till marknadsvärde och att bolaget får använda andra redovisningsregler än de som vanligen används om detta innebär att tillgångarna kan tas upp högre värden.
Om bolaget har en revisor ska kontrollbalansräkningen därefter granskas av revisorn. Granskningen är översiktlig och kan inte jämföras med en fullständig revision.
Om kontrollbalansräkningen visar att bolagets eget kapital överstiger hälften av det registrerade aktiekapitalet kan verksamheten drivas vidare. Kontrollbalansräkningen är en ögonblicksbild och om förlusterna fortsätter kan det bli nödvändigt med en ny kontrollbalansräkning.
Om kontrollbalansräkningen visar att bolagets eget kapital understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet måste styrelsen kalla till en bolagsstämma där ägarna ska ta ställning till om verksamheten ska drivas vidare eller avvecklas. Stämman kan också besluta om olika åtgärder för att öka det egna kapitalet, t.ex. aktieägartillskott eller nyemission till överkurs. Efter dessa åtgärder ska det egna kapitalet överstiga hela det registrerade aktiekapitalet.
Det vanliga är att bolagsstämman beslutar att driva verksamheten vidare för att under upp till åtta månader vidta åtgärder för att återställa det egna kapitalet. Inom dessa åtta månader måste en ny kontrollbalansräkning upprättas och om denna visar att det egna kapitalet överstiger hela det registrerade aktiekapitalet kan verksamheten drivas vidare. Understiger det egna kapitalet det registrerade aktiekapitalet måste bolaget avvecklas. Detta sker dock inte automatiskt utan styrelsen måste ansöka om likvidation. Efter en sådan ansökan tillsätts en likvidator med uppdrag att avveckla verksamheten.
Om reglerna inte följs inträder ett personligt betalningsansvar för bolagets styrelseledamöter och andra som medverkar till att reglerna om kontrollbalansräkning inte följs. Detta personliga betalningsansvar gäller de skulder som uppstår efter att reglerna inte följts och gäller fram till just dessa skulder reglerats. Det räcker alltså inte med att det egna kapitalet på nytt överstiger det registrerade aktiekapitalet för att det personliga ansvaret för bolagets skulder ska försvinna. För att nya skulder inte ska omfattas av det personliga betalningsansvaret krävs dessutom att det upprättas en ny kontrollbalansräkning alternativt görs en årsredovisning som utvisar att det egna kapitalet överstiger det registrerade aktiekapitalet.
